Privacyverklaring, Cookiestatement, Disclaimer &
Algemene Voorwaarden

VitaeMond – Holitische Mondhygiëne

​

Laatste update: 01-05-2026

​

🆔1. Identiteit van de praktijk

​

VitaeMond - Holistische Mondhygiëne
Victoriapad 1
2622 JC Delft
KvK-nummer 27331242
BTW-nummer NL001629825B85
info@vitaemond.nl
+31152617103

​

VitaeMond is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit document.

​

🔐 2. Privacyverklaring (AVG)

​

2.1 Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

​

Wanneer je patiënt bent of wordt, contact met ons opneemt, een afspraak maakt, onze website bezoekt of zich inschrijft voor een nieuwsbrief, worden er persoonsgegevens verwerkt, .

​

Identiteits- en contactgegevens

​

• Voor- en achternaam

• Geslacht

• Geboortedatum

• Adres

• Telefoonnummer

• E-mailadres
   

Medische gegevens (bij behandelrelatie)

​

• Mondgezondheidsgegevens

• Medische voorgeschiedenis relevant voor behandeling

• Medicatiegebruik

• Behandelverslagen

• Röntgenfoto’s (indien van toepassing)
   

Administratieve gegevens
 

• Burgerservicenummer (BSN) – uitsluitend indien wettelijk vereist

• Verzekeringsgegevens

• Factuur- en betaalgegevens
   

Websitegegevens
 

• IP-adres

• Browser- en apparaat gegevens

• Klik- en surfgedrag via Google Analytics
   

2.2 Doeleinden van verwerking
 

Wij verwerken persoonsgegevens voor:
 

• Het uitvoeren van de behandelovereenkomst

• Het bijhouden van een medisch dossier (WGBO-verplichting)

• Identificatie conform wettelijke zorgverplichtingen

• Facturatie en eventuele factoring

• Contact en afspraakbeheer

• Verzenden van nieuwsbrieven (met toestemming)

• Verbetering van de website

• Wettelijke administratie- en fiscale verplichtingen
   

2.3 Grondslagen
 

Wij verwerken gegevens op basis van:
 

• Uitvoering van een behandelovereenkomst

• Wettelijke verplichting (WGBO, fiscale wetgeving)

• Toestemming (nieuwsbrief, cookies)

• Gerechtvaardigd belang (websitebeveiliging, kwaliteitsverbetering)
   

Medische gegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens en worden verwerkt op grond van de behandelovereenkomst en wettelijke verplichtingen.
 

2.4 Bewaartermijnen
 

• Medisch dossier: minimaal 20 jaar (WGBO)

• Fiscale administratie: 7 jaar

• Nieuwsbriefgegevens: tot intrekking toestemming

• Contactformulieren: maximaal 1 jaar
   

2.5 Delen van gegevens
 

Het delen van persoonsgegevens uitsluitend indien noodzakelijk voor:

​

• Praktijksoftware / patiënten systeem

• Factoringmaatschappij

• Boekhouder / accountant

• Hostingprovider

• Nieuwsbriefsysteem

• Google Analytics
   

Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG.

Er vindt geen verkoop van persoonsgegevens plaats.
 

Indien gegevens buiten de EU worden verwerkt (bijv. via nieuwsbriefsoftware), gebeurt dit uitsluitend op basis van geldige doorgiftegrondslagen conform AVG.
 

2.6 Beveiliging

​

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
 

• Beveiligde praktijksoftware

• SSL-certificaat (versleutelde verbinding)

• Toegangsbeperking

• Sterke authenticatie

• Regelmatige updates

• Verwerkingsregister conform AVG
   

Als zorgverlener houdt VitaeMond een verplicht verwerkingsregister bij.
 

2.7 Jouw rechten
 

Je hebt recht op:
 

• Inzage

• Correctie

• Verwijdering (voor zover wettelijk toegestaan)

• Beperking van verwerking

• Gegevensoverdraagbaarheid

• Intrekken van toestemming

• Bezwaar
   

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@vitaemond.nl, reactie volgt binnen 30 dagen .

2.8 Klachten

Mondhygiënisten die bij de NVM zijn aangesloten, werken volgens de professionele standaard en onderschrijven de Gedragscode voor mondhygiënisten. De NVM-mondhygiënist is dé specialist op het gebied van preventie en werkt samen met jou aan een optimale mondgezondheid. Toch kan het gebeuren dat je niet tevreden bent, en een klacht wilt indienen. Als we er samen niet uitkomen, kun je kosteloos gebruik maken van de NVM-klachtenregeling bij de SKGE (Stichting Klachten & Geschillen Eerstelijnszorg). Je krijgt een klachtenfunctionaris toegewezen die je bijstaat, advies geeft over het indienen van de klacht en de verdere stappen in de procedure van de klachtenregeling.
 

🍪 3. Cookiestatement
 

VitaeMond gebruikt:

-Functionele cookies

-Noodzakelijk voor het functioneren van de website.

-Analytische cookies (Google Analytics)
 

Google Analytics wordt gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

​

• IP-adressen worden geanonimiseerd.

• Er is een verwerkersovereenkomst met Google gesloten.

• Gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden.
   

-Trackingcookies

Worden uitsluitend geplaatst na expliciete toestemming via de cookiebanner.
 

Je kunt jouw cookievoorkeuren op ieder moment wijzigen via de instellingen van jouw browser.
 

ℹ️4. Disclaimer
 

4.1 Algemeen

​

De informatie op deze website is bedoeld als algemene informatie over VitaeMond en haar dienstverlening. VitaeMond streeft naar zorgvuldige en actuele informatie, maar geeft geen garanties omtrent de volledigheid, juistheid of actualiteit van de informatie. Aan de inhoud van deze website kunnen geen rechten worden ontleend.

De informatie op deze website is niet bedoeld als persoonlijk medisch, tandheelkundig of anderszins professioneel advies en kan een individueel consult niet vervangen.
 

4.2 Geen aansprakelijkheidsvrijwaring door disclaimer
 

Hoewel deze tekst informatie geeft over aansprakelijkheid, kan een disclaimer op zichzelf juridisch gezien niet alle aansprakelijkheid uitsluiten tegenover consumenten. Aansprakelijkheid wordt geregeld door Nederlandse wetgeving (Burgerlijk Wetboek) en kan niet volledig worden weg gecontracteerd via eenzijdige teksten zonder expliciete instemming in een overeenkomst.
 

4.3 Gebruik van de website

​

Het gebruik van deze website en van de informatie daarop is volledig voor eigen risico. VitaeMond is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade die direct of indirect verband houdt met:
 

• het bezoeken of gebruik van deze website,

• de informatie op deze website,

• technische fouten, virussen of onbeschikbaarheid van de site,

• het gebruik van hyperlinks of verwijzingen naar andere websites,
  ongeacht de aard van de schade.
   

Bezoekers zijn zelf verantwoordelijk voor beslissingen die zij nemen op basis van informatie van deze website.
 

4.4 Externe links
 

Deze website kan links bevatten naar externe websites. VitaeMond heeft geen invloed op die websites, noch controleert zij de inhoud daarvan. VitaeMond  is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging, privacypraktijken of beschikbaarheid van externe websites.
 

4.5 Auteursrechten en intellectuele eigendom
 

Alle teksten, foto’s, video’s, merken en overige content op deze website zijn beschermd door het Nederlandse en internationale auteursrecht en intellectuele eigendomsrecht, tenzij anders vermeld. Kopiëren, verspreiden, wijzigen of openbaar maken van de inhoud zonder voorafgaande schriftelijke toestemming is niet toegestaan.
 

4.6 Privacy en cookies
 

VitaeMond respecteert de privacy van bezoekers. Persoonsgegevens die via deze website worden verzameld, worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Indien (tracking) cookies worden gebruikt, zal hiervoor de vereiste informatie en eventuele toestemming worden gevraagd.

​

4.7 Toegang en wijzigingen

​

VitaeMond behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande kennisgeving:
 

• de toegang tot de website geheel of gedeeltelijk te beperken,

• de inhoud van deze disclaimer te wijzigen,

• delen van de website aan te passen of offline te halen.
  ​

Het is aan de bezoeker zelf om deze tekst regelmatig te controleren op wijzigingen.
 

📄5. Algemene Voorwaarden

​

5.1 Toepasselijkheid
 

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle behandelingen, overeenkomsten en diensten van VitaeMond.
 

5.2 Behandelovereenkomst
 

Een behandelovereenkomst komt tot stand zodra een afspraak wordt gemaakt en/of behandeling start.

​

5.3 Verplichtingen patiënt
 

De patiënt is verantwoordelijk voor het volledig en naar waarheid verstrekken van medische informatie die relevant is voor de behandeling.
 

5.4 Betaling

Na de behandeling kunt u jouw factuur direct voldoen:

​

• Per pin

• Contant

• Via factoringbedrijf Infomedics
   

Facturen dienen binnen de op de factuur vermelde termijn te worden voldaan.
Indien gebruik wordt gemaakt van factoring, gelden tevens de voorwaarden van de betreffende factoringmaatschappij.

​

Bij uitblijven van betaling kunnen wettelijke rente en incassokosten in rekening worden gebracht conform de Wet Incassokosten.
 

5.5 Aansprakelijkheid
 

VitaeMond is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van aantoonbare tekortkoming in de uitvoering van de behandelovereenkomst.
 

Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.
 

Iedere verdere aansprakelijkheid is uitgesloten voor zover wettelijk toegestaan.

5.6 Voor de behandeling
 

Het verzoek is om jouw gebit voorafgaand aan de behandeling zo goed mogelijk te reinigen.
Dit helpt ons een realistisch beeld te krijgen van jouw dagelijkse mondhygiëne.

Wanneer het gebit uitsluitend vlak vóór de afspraak extra grondig wordt gereinigd, kan dit een vertekend beeld geven. De adviezen die volgen zijn dan mogelijk minder goed afgestemd op jouw werkelijke situatie.

Openheid helpt ons samen te werken aan duurzame mondgezondheid.

​

5.7 Mobiele telefoons
 

Voor rust en aandacht in de behandelruimte is het verzoek om jouw mobiele telefoon uit te schakelen of op stil te zetten.

5.8 Afspraak maken of wijzigen

Wij nemen graag de tijd voor iedere patiënt. Daarom plannen wij onze afspraken zorgvuldig in.

Afspraken worden telefonisch gemaakt via 015 – 2617103, tenzij de vervolgafspraak direct na de behandeling in de praktijk wordt ingepland.
 

Het verplaatsen of annuleren van een afspraak kan uitsluitend telefonisch.
Dit kan niet via e-mail of WhatsApp.

Bij geen gehoor kunt je een bericht inspreken, er wordt geprobeerd je zo nodig terug te bellen.

​

5.9 Annulering

​

Kun je onverwacht niet komen? Laat het dan minimaal 48 uur van tevoren telefonisch weten via

015 – 2617103.

De gereserveerde tijd is speciaal voor jou vrijgehouden. Wanneer je niet verschijnt of herhaaldelijk binnen 48 uur afzegt, zijn wij genoodzaakt (een deel van) de gereserveerde behandeltijd in rekening te brengen:
 

• Eerste keer: 50% van de gereserveerde tijd

• Bij herhaling: 100% van de gereserveerde tijd
   

Op deze manier kan de planning zorgvuldig en eerlijk georganiseerd blijven voor iedereen.
 

Wanneer je te laat arriveert, kan de behandeltijd worden ingekort.
Indien er onvoldoende tijd overblijft om de behandeling verantwoord uit te voeren, kan een nieuwe afspraak nodig zijn. De gereserveerde tijd kan in rekening worden gebracht.

5.10 Gezondheidswijzigingen of medicatie

​

Graag het verzoek wijzigingen in jouw gezondheid, medicatiegebruik, zwangerschap of andere relevante medische informatie tijdig aan ons door te geven.
 

5.11 Minderjarigen
 

Voor minderjarige patiënten is toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger vereist.

5.12 Hygiëne en veiligheid
 

Bij VitaeMond wordt gewerkt volgens de geldende richtlijnen op het gebied van hygiëne en infectiepreventie, WIP (Werkgroep Infectiepreventie).
 

5.13 Toepasselijk recht
 

Op alle rechtsverhoudingen is Nederlands recht van toepassing.

​
 

💬 Transparant en zorgvuldig

Heb je vragen over deze verklaring?
Neem gerust contact met ons op via info@vitaemond.nl.